Как написать аналитическую записку

Аналитическая записка – особый вид служебной документации. Ее основная цель – привлечь внимание руководителя к определенной проблеме. В ней излагаются предложения по преодолению кризисной ситуации, перечисляются основные направления и этапы деятельности. Аналитическую записку нельзя путать с аналитическим отчетом. Первая намечает перспективу развития событий, второй дает оценку результатов проведенных мероприятий. В каждой организации существуют собственные требования по составлению внутренних документов. Однако, любая аналитическая записка содержит такие части, как введение, основная часть, заключение, приложения.

Инструкция

1. Введение
В этой части аналитической записки вы должны указать на важность проблемы, по поводу которой обращаетесь к руководителю. Четко сформулируйте причины своего беспокойства, оцените полученный организацией ущерб. Перечислите источники информации и методы анализа, которые вы использовали. Определите предельно допустимые сроки решения проблемы.
Например, вы являетесь начальником отдела продаж рекламных площадей в журнале. В последние три месяца объем проданной рекламы постепенно снижается, хотя ваши сотрудники добросовестно трудятся. Вы понимаете, в чем причина, но разрешить ситуацию самостоятельно не можете.
Во введении аналитической записки напишите о том, что вы обнаружили снижение уровня продаж, провели анализ ситуации (проверили планы и отчеты отдела, побеседовали с каждым сотрудником, организовали внутреннее совещание), проработали конкретные идеи, которые и представляете на одобрение руководителю.

2. Основная часть
Здесь нужно максимально подробно рассмотреть все аспекты проблемы и по каждому из них предложить способ решения.
Выделите в тексте подразделы по количеству предложений, озаглавив их коротко, но ясно. В каждом изложите вначале негативную сторону, затем собственно суть изменений, а также предполагаемые материально-технические затраты и распределение обязанностей среди сотрудников.
Расположите предложения по степени убывания важности или в хронологическом порядке.
Приводите как можно больше деталей. Этим вы покажете высокую степень владения ситуацией и проработанность проблемы. Перечисляйте аргументы и подтверждающие расчеты. Здесь же вы можете сослаться на положительный опыт, известный в данной сфере.
Для повышения объективности аналитической записки приведите данные (сведения, информацию), полученные из других структурных подразделений организации.
В приведенном выше примере основная часть аналитической записки может содержать предложение о введении новой тематической рубрики «Бытовая техника». Для этой рубрики будут найдены рекламодатели на длительный период. К созданию текстов рекламного и информационного характера предполагается привлечь штатных журналистов.
Так же может быть выдвинуто предложение о выделении сотрудникам отдела служебного автомобиля для посещения отдаленных офисов клиентов, что сократит потери рабочего времени и расходы на проезд. Этот тезис следует подтвердить расчетами, полученными в бухгалтерии.

3. Заключение
Сформулируйте основные выводы по каждому подразделу основной части. Однако, прямых повторений главного текста постарайтесь избежать. В то же время следите за тем, чтобы в тексте заключения не обнаружились внезапно предложения, не указанные в основной части.
Будьте кратки, но убедительны. Один вывод не может противоречить другому. И все они должны быть логичны и содержать позитивный прогноз на ближайшее будущее.
В заключительной части уже рассмотренного примера будет содержаться вывод о влиянии новой рубрики на увеличение продажи рекламы. Прогнозные цифры могут выглядеть так: планируется привлечь 5 рекламодателей сроком на 6 месяцев с бюджетом 50 тыс. р.

4. Приложения
Дополнительные материалы, собранные в специальном разделе, повысят достоверность ваших утверждений, проиллюстрируют приведенные сведения. В приложении можно разместить таблицы, графики, диаграммы и другой наглядный материал.

Обратите внимание

Оформление аналитической записки должно быть выполнено в едином стиле, принятом в организации. Обязательно пронумеруйте страницы и приложения.

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий